Pourquoi automatiser
Sans outil, une arrivée passe par une chaîne d'e-mails : les RH préviennent le manager, qui prévient l'IT, qui oublie la logistique. Le premier jour, il manque le PC, un accès ou un badge. Au départ, c'est plus grave : un compte qui reste actif après la sortie d'un collaborateur est un risque de sécurité.
Automatiser, c'est transformer ce parcours en un processus unique, suivi de bout en bout, où chaque équipe sait ce qu'elle a à faire et pour quand.
Ce que Freshservice propose
- Des parcours d'arrivée et de départ intégrés : un formulaire rempli par les RH crée une demande principale, puis des tâches pour chaque équipe concernée.
- Des validations : le manager confirme le poste, le matériel et les accès avant que les équipes ne lancent le travail.
- Des échéances par tâche, calées sur la date d'arrivée, avec des relances automatiques.
- Au départ, la détection des actifs et logiciels attribués au collaborateur, pour créer automatiquement les tâches de récupération du matériel et de suppression des accès.
Brancher votre SIRH
L'idéal est que le parcours démarre tout seul, dès que les RH enregistrent l'embauche dans leur outil. Deux cas :
- Un connecteur existe : Freshworks propose des connecteurs pour certains SIRH, comme Workday (offres Pro et Enterprise) ou BambooHR. Les arrivées et départs saisis côté RH créent les demandes dans Freshservice.
- Pas de connecteur : Freshservice dispose d'une API REST. On peut alors relier presque n'importe quel SIRH ou ERP. Dans un projet récent, chaque arrivée ou départ saisi dans l'ERP Odoo déclenchait ainsi automatiquement son processus dans Freshservice.
Vous pouvez voir à quoi ressemble ce parcours sur l'exemple de ma page d'accueil.
La méthode, étape par étape
- Lister ce dont chaque profil a besoin : comptes, licences, matériel, accès métier, badge. Un commercial et un développeur n'ont pas le même parcours.
- Garder un formulaire court : seulement les informations que les RH connaissent vraiment au moment de l'embauche.
- Découper en tâches par équipe, avec un responsable clair pour chacune.
- Placer les validations au bon endroit : une validation du manager en amont, pas une à chaque étape.
- Caler les échéances sur la date d'arrivée, pas sur la date de la demande.
- Traiter le départ avec la même rigueur, en priorisant la coupure des accès.
Les pièges à éviter
- Oublier les profils particuliers : prestataires, intérimaires, contrats courts, stagiaires. Ils arrivent et partent souvent, et c'est là que les oublis coûtent le plus cher.
- Un formulaire de cinquante champs que personne ne remplit correctement.
- Négliger le départ parce que l'arrivée est plus visible.
- Ne désigner aucun responsable du processus : il faut quelqu'un, souvent côté RH ou IT, qui le fait évoluer.
C'est le type de chantier que je mène régulièrement, de quelques arrivées par mois à plusieurs par semaine. Pour le budget, voir combien coûte une mise en place Freshservice.
Un projet Freshservice en tête ?
Présentez-moi votre contexte en 30 minutes : je vous dis ce qui est réaliste, et comment le faire.